Cách viết mẫu SOP chuẩn, đúng quy trình theo 7 bước

SOP là gì và đóng vai trò quan trọng như thế nào trong các cơ sở sản xuất kinh doanh? Một mẫu SOP chuẩn được thiết kế như thế nào? Và trong lĩnh vực kinh doanh bán lẻ thuốc có những quy trình thao tác nào? Hãy đến với bài viết dưới đây của Sàn Dược phẩm để hiểu được chi tiết nhất.

1. Mẫu SOP chuẩn là gì và tầm quan trọng của SOP?

SOP là viết tắt của thuật ngữ “Standard Operating Procedure”, được hiểu là Quy trình thao tác chuẩn.

Một mẫu SOP chuẩn sẽ bao gồm những bước chi tiết, rõ ràng, cụ thể để thực hiện một công việc, nhiệm vụ cụ thể. SOP giúp công việc diễn ra một cách nhanh chóng, khoa học, có hiệu quả rõ ràng nâng cao hiệu suất làm việc. Thực hiện theo các bước đã được đề ra sẵn như thế còn giảm thiểu sai sót của nhân viên đặc biệt là nhân viên mới, thiếu kinh nghiệm.

SOP cần thiết đối với mọi loại hình kinh doanh, không phân biệt quy mô siêu nhỏ, nhỏ, vừa hay lớn. Kinh doanh bán lẻ thuốc tại nhà thuốc, quầy thuốc cũng cần có những quy trình SOP này để giảm được sai sót trong việc bán thuốc và nâng cao hiệu quả kinh doanh.

2. Cách để tạo ra một mẫu SOP chuẩn

SOP mang lại nhiều lợi ích rõ rệt cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải SOP nào cũng thực sự giúp cho quá trình kinh doanh trở nên tốt hơn. SOP chỉ phát huy hết hiệu quả khi mọi quy trình trong đó đều đúng đắn, phù hợp với cơ sở kinh doanh. Vậy làm thế nào để xây dựng một mẫu SOP chuẩn, SOP hiệu quả? Hãy thực hiện theo 7 bước cơ bản sau:

Bước 1: Xác định mục tiêu của mẫu SOP chuẩn

Một cơ sở kinh doanh để vận hành và phát triển sẽ bao gồm rất nhiều hoạt động. Chẳng hạn như: tuyển dụng, sản xuất, đóng gói, chăm sóc khách hàng, xây dựng chiến lược marketing,… Mỗi hoạt động như thế sẽ bao gồm những quy trình cụ thể riêng biệt.

Vậy nên, trước khi lập ra các bước chi tiết hơn, bạn cần xác định SOP mình đang thực hiện là của hoạt động nào. Việc xác định cụ thể mục tiêu của SOP sẽ giúp người quản trị đề ra được các biện pháp phù hợp, đúng đắn nhất.

>> Nếu là nhà thuốc, quầy thuốc, phong khám tư nhân,.. Bạn hãy TẠO TÀI KHOẢN để có thể:

• xem mức giá của 20.000 sản phẩm thuốc, thực phẩm chức năng
• Nhận được những chương trình ưu đãi, khuyến mãi hấp dẫn.
• Được đội chăm sóc khách hàng chủ động liên hệ, tư vấn và hỗ trợ

Bước 2: Xác định đối tượng của mẫu SOP chuẩn

Sau khi xác định được SOP của bạn thuộc hoạt động kinh doanh nào, hãy xác định đối tượng của SOP, tức là người thực hiện trực tiếp những quy trình này – nhân viên của bạn.

Nắm được khả năng làm việc của từng nhân viên cụ thể để giao cho họ những công việc phù hợp. Ví dụ, tại một nhà thuốc, người A là nhân viên mới thì chào hỏi, mở cửa khi khách bước vào, có thể dẫn khách đi tham quan; người B có kinh nghiệm và năng lực tốt thì đứng ở quầy lễ tân làm công việc tư vấn thuốc cho khách sau đó lấy thuốc và thanh toán. Trong khi nhân viên B làm công việc của mình thì nhân viên A cần phải quan sát, lắng nghe để tiếp thu kỹ năng, kinh nghiệm.

Nhờ đó, nhân viên sẽ biết rõ mình cần làm gì, được làm gì và không được làm gì, tránh sự hoang mang, nhầm lẫn trong quá trình làm việc.

Bước 3: Kiểm tra, đánh giá quy trình của công việc hiện tại

Trong trường hợp nhóm của bạn đã có một quy trình SOP nhưng bạn muốn phác thảo một mẫu SOP chuẩn hơn, hiệu quả hơn, bạn cần phải kiểm tra lại quy trình đó để đánh giá khách quan nhất. Bằng cách, yêu cầu nhân viên thực hiện SOP ghi lại những gì họ đã làm, thuận lợi, khó khăn và lấy ý kiến nhận xét về quy trình công việc đã và đang thực hiện. Sau đó xem xét SOP hiện tại đã giải quyết được tốt nhất những khó khăn của nhân viên hay chưa, có đáp ứng các quy định hay không, đã thực sự tạo ra hiệu quả chưa.

Bước 4: Xác định phạm vi của mẫu SOP chuẩn

Xác định phạm vi tức là bạn đang tìm câu trả lời cho câu hỏi: SOP thực hiện ở đâu? SOP dành cho ai thực hiện?

Như vậy, xác định phạm vi của SOP tức là bạn đang giới hạn các quy trình sẽ thực hiện trong một công việc nhất định, có thể phạm vi là sản xuất sản phẩm hay phạm vi là tìm kiếm khách hàng,… Còn phạm vi về người thực hiện đơn giản là chọn ra một người, một nhóm người sẽ chịu trách nhiệm về các bước trong Quy trình thao tác chuẩn đó.

Bước 5: Chọn định dạng của mẫu SOP chuẩn

SOP được chia thành 3 loại định dạng là: từng bước, phân cấp và sơ đồ.

• SOP từng bước: liệt kê ra từng bước cụ thể theo thứ tự từ bé tới lớn, bậc nhỏ thì thực hiện trước, cứ lần lượt cho tới khi hết quy trình.
• SOP phân cấp: các bước sẽ được liệt kê theo thứ tự như định dạng từng bước. Tuy nhiên trong các bước lớn thì sẽ bao hàm các bước nhỏ hơn.
• SOP sơ đồ: là định dạng được đánh giá là hiệu quả nhất trong 3 định dạng kể trên. Tuy nhiên thì lập SOP theo định dạng này sẽ phức tạp và mất nhiều thời gian hơn để quan sát, phân tích, lấy ý kiến.

Bước 6: Viết cụ thể ra các quy trình của mẫu SOP chuẩn

Sau khi đã thực hiện xong 5 bước viết mẫu SOP chuẩn trên, bạn chỉ cần viết ra cụ thể, chi tiết những bước cụ thể trong quy trình. Ở bước này, bạn cần phải nêu rõ ràng, dễ hiểu rằng ai sẽ là người đảm nhận công việc gì và những việc mà họ cần phải thực hiện.

Chẳng hạn quy trình nhập hàng yêu cầu nhân viên X phải dẫn xe chở hàng vào trong kho đã được quy định, sau đó dỡ hàng, mở các thùng hàng để kiểm tra số lượng và chất lượng xem có hư hỏng hay không. Sau khi đã kiểm tra kỹ càng thì giao nhận hóa đơn và đưa hàng vào nhập kho. Khâu tiếp theo là bảo quản hàng hóa thì lại do người khác đảm nhận, những nhiệm vụ ở khâu này cũng phải được ghi ra cụ thể.

Bước 7: Tiếp nhận đóng góp và ban hành chính thức

Sau khi tự đánh giá SOP do mình tạo ra, nhà quản trị cần lập ra một bước thử nghiệm SOP. Với bước này, nhân viên sẽ làm theo những gì đã quy định trong một thời gian sau đó đưa ra những ý kiến, đề xuất riêng để cải thiện. Nhà quản trị đóng vai trò quan sát và ghi nhận các ý kiến để có được một mẫu SOP chuẩn mang lại hiệu quả tốt nhất.

Kiểm tra lại lần cuối cùng và chính thức ban hành SOP để đưa vào hoạt động kinh doanh.

3. Một số quy trình thao tác tại nhà thuốc/ quầy thuốc cơ bản nhất

• Quy trình mua và nhập thuốc;
• Quy trình bán và tư vấn thuốc bán theo đơn/ không theo đơn;
• Quy trình bảo quản và kiểm tra chất lượng thuốc;
• Quy trình giải quyết khiếu nại của khách hàng hoặc trường hợp hàng bị đổi, trả;
• Quy trình đào tạo dược sĩ bán hàng mới;
• Quy trình tư vấn điều trị cho bệnh nhân;
• Quy trình ra lẻ thuốc;
• Quy trình vệ sinh nhà thuốc/ quầy thuốc, kho thuốc;
• Quy trình ghi chép nhiệt độ – độ ẩm trong bảo quản thuốc;
• Quy trình lưu giữ hồ sơ mua – bán hàng, tài liệu liên quan;
• Quy trình sắp xếp trưng bày thuốc;
• Quy trình hủy thuốc bị kiểm soát đặc biệt.

Không phải SOP nào cũng mang lại hiệu quả tốt. Chỉ những mẫu SOP chuẩn, nhận được ý kiến phản hồi tốt từ người thực hiện mới có thể tạo ra hiệu suất công việc cao. Vậy nên, nhà quản trị cần phải ghi nhớ và thực hiện những bước cơ bản để tạo ra một Quy trình thao tác chuẩn.